Warum noch eine Zeiterfassung?

Sie wurde anhand unserer Arbeitsweise umgesetzt. Bei uns werden alle Mitarbeiter nach Stunden bezahlt. Viele bestehende Zeiterfassungs-Systeme waren für unsere interne Abrechnungen nicht geeignet. Unserem Motto "simple is beautiful" folgend, haben wir daher eine einfach zu bedienende und selbsterklärende schlanke Zeiterfassung geschaffen. Einfach ist nicht trivial! Die bis dahin oft mühsame Erfassung der Arbeitszeiten ist durch die ObjectTime zu einem Kinderspiel geworden.

Wie arbeiten wir?

Die Zeiten werden mittels eines rollenbasiertes Systems erfasst und bearbeitet. In der ObjectTime gibt es vier unterschiedliche Rollen.

Wie kann ich eine Tätigkeit anlegen?

Auf dem Mitarbeiter Tab gibt es oben ein Formular zum Eintragen einer neuen Tätigkeit. Dabei brauchen sie nur Datum, Anfangs- und Endzeit der Tätigkeit und dazugehörige Projekt auswählen, sowie eine Beschreibung eintragen. Zusätzlich ist die Angabe der Pausenzeit und einer täglich einmaligen Reisekostenpauschale möglich.

Wie kann ich eine Tätigkeit bearbeiten?

In der Auflistung der eingetragenen Tätigkeiten sehen Sie je nach Zustand bei jeder Tätigkeit am Ende der Zeile verschiedene Aktionsbuttons Wenn sich die Tätigkeit im Zustand "Bearbeitung" befindet, können Sie mittels des Buttons eine Tätigkeit zum Bearbeiten in einem Popup-Fenster aufrufen.

Wie kann ich eine Tätigkeit löschen?

Mittels des Buttons am Ende einer jeden Tätigkeitszeile, können Sie eine Ihrer Tätigkeiten löschen. Es ist aber auch möglich, mehrere Tätigkeiten zu markieren und diese gemeinsam mittels der Auswahlbox unterhalb der Tätigkeitstabelle zu löschen.

Welchen Zustand kann eine Tätigkeit haben?

Eine Tätigkeit kann sich in einem von vier verschiedenen Zuständen befinden:

• Bearbeitung
  Die Tätigkeit kann sowohl vom Mitarbeiter als auch vom Reviewer bearbeitet werden.
• Review
  Die Tätigkeit kann vom Reviewer entweder an den Controller weitergereicht oder aber an den Mitarbeiter zurück gesendet werden. Der Mitarbeiter kann sie sich selbst in den Bearbeitungszustand zurückholen.
• Controlling
  Die Tätigkeit kann vom Controller entweder verbucht oder an den Reviewer zurück gegeben werden. Dieser Reviewer kann sie sich auch selbst zum Review zurückholen.
• Verbucht
  Die Tätigkeit hat ihren Endzustand erreicht und kann im Notfall vom Controller wieder in den Controllerzustand zurückgeholt werden.

Was bedeutet "zum Review verschieben"?

Wenn ein Mitarbeiter sich bei einer oder mehreren Tätigkeiten sicher ist, diese korrekt bearbeitet zu haben, können die Tätigkeiten mittels des Buttons zum Reviewer verschoben werden. Der Reviewer ist die Person, die z.B. zum Monatsende nochmal die erfassten Tätigkeiten kontrolliert und dann zum Verbuchen an den Controller weitergibt. Es ist aber auch möglich, mehrere Tätigkeiten zu markieren und diese gemeinsam mittels der Auswahlbox unterhalb der Tätigkeitstabelle zum Review zu verschieben. Solange sich eine Tätigkeit im Zustand "Review" befindet, kann sie jederzeit mittels des Buttons zur Bearbeitung zurückgeholt werden.

Warum funktioniert das Anlegen einer Tätigkeit nicht?

Entweder Sie haben nicht alle erforderlichen Angaben eingetragen, oder es existiert für diesen Zeitraum schon eine Tätigkeit mit überlappenden Zeiten oder Reisekostenpauschale. Die angezeigten Fehlermeldungen sollten darüber Auskunft geben.

Welche Nutzereinstellungen gibt es?

In den Nutzereinstellungen können Sie Ihr Passwort ändern und einstellen, ob Sie als Mitarbeiter die intelligente Zeiterfassung nutzen wollen. Desweiteren können Sie für jede Ihnen zugeordnete Rolle die Standard-Gruppierungen und -Filterungen für die Tätigkeitsanzeige anpassen.

Kann ich mein Passwort ändern?

In der Sidebar auf der rechten Seite finden Sie den Zugang zu Ihren Nutzereinstellungen. Dort können Sie Ihr Passwort ändern.

Was bedeutet "intelligente Zeiterfassung"?

Die intelligente Zeiterfassung soll Ihnen etwas Arbeit beim Eintragen Ihrer Tätigkeiten abnehmen. Wenn sie aktiviert wurde, werden Ihnen beim Eintragen einer neuen Tätigkeit die Startzeit, Pausenzeit und Endzeit des aktuellen Tages der Vorwoche ausgewählt. Ansonsten wird als Startzeit 08:00 Uhr und als Endzeit die aktuelle Zeit genommen.

Welche Filtereinstellungen für die Tätigkeitsanzeige gibt es?

Sie können filtern:

• nach der Anzahl der Tätigkeiten pro Seite (Alle, 15, 50 100)
• ob eine Gruppierung erfolgen soll (Keine, Woche, Monat, Projekt, Mitarbeiter)
  Sobald Sie nach Mitarbeiter gruppieren, sehen Sie im Stundennachweis als erstes die Stunden der extra in der Gehaltsabrechnung anzuzeigenden Projekte, danach die einzelnen Reisekostenpauschalen, die Projektstunden der übrigen Projekte und zum Schluß die Gesamtsumme.
• ob die Gruppierung aufgeklappt oder geschlossen sein soll
• für welchen Zeitraum Tätigkeiten gezeigt werden sollen (Alles, aktueller Monat, letzter Monat, aktuelles Quartal, letztes Quartal, aktuelles Jahr, letztes Jahr)
• nach Projekt
• nach Zustand
• nach dem Text in der Beschreibung

Was bedeutet "Projektauswahl"?

Gerade wenn Sie viele Projekte haben, so werden Sie doch zu einem Zeitpunkt nur an einigen von diesen Projekten arbeiten. Damit Sie bei der Tätigkeitsneuanlage oder -bearbeitung nicht Ihr Projekt in einer langen Liste suchen müssen, können Sie mittels der Projektauswahl Ihre aktuell aktiven Projekte wählen. Es werden danach nur die gewählten Projekte bei der Tätigkeitsneuanlage oder -bearbeitung in der Dropdown-Auswahl erscheinen.

Kann ich Tätigkeiten importieren?

Sie können auch Tätigkeiten in die ObjectTime importieren. Dazu müssen Sie Ihre woanders erfassten Zeiten in eine CSV-Datei in einem bestimmten Format bringen. In der Sidebar auf der rechten Seite finden Sie den Zugang zum Importieren der Tätigkeiten. Dort können Sie sich auch eine Beispieldatei ansehen. Sobald Sie Ihre Tätigkeiten im geforderten Foramt haben, können Sie Ihre Datei importieren. Dabei wird vor dem eigentlichen Import in einer Vorschau nochmal geprüft, ob es zu keinen Unstimmigkeiten kommt.

Wie kann ich Tätigkeiten exportieren?

Rechts oben im Tabellenkopf der Tätigkeitenliste befinden sich drei Icons. Jede der drei Icons exportiert Ihnen die gerade mit der aktuellen Filterung angezeigten Tätigkeiten in ein bestimmtes Format.

• Ausgabe der Tätigkeiten als PDF
•     Ausgabe der Tätigkeiten als CSV-Datei
•     Ausgabe der Tätigkeiten als Excel-Datei

Wie kann ich Tätigkeiten ausdrucken?

Mittels des Icons oben im Tabellenkopf der Tätigkeitenliste können Sie Ihre Tätigkeiten anhand der gerade aktuellen Filterung als PDF-Dokument ausdrucken.

Warum werden bestimmte Projekte in der seitlichen Auflistung extra summiert?

Der Admin kann bei jedem Projekt festlegen, ob ein Projekt extra in der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden soll. Diese ausgewiesen Projekte sehen Sie in Ihrer seitlichen Auswertung extra summiert

Was ist bei den Projekten "Urlaub" und "Krankheit" anders?

Sobald ein Projekt mit dem Namen Urlaub oder Krankheit ausgewählt wird, gibt es ein paar Besonderheiten. Bei diesen Projekten wird bei der Tätigkeitsneuanlage von einem 8h-Tag ausgegangen und bei Auswahl die Start-, End- und Pausenzeit, sowie die Beschreibung der Tätigkeit gesetzt. Interessant ist, dass bei dem Projekt Urlaub in der Beschreibung der aktuell genommene Urlaubstag angezeigt wird.

Wie wähle ich den Mitarbeiter zum Review aus?

Wenn Sie die Rolle Reviewer besitzen und Ihnen vom Admin Mitarbeiter zugeordnet wurden, können Sie auf dem Reviewer-Tab oberhalb der Tätigkeitsliste die Mitarbeiter auswählen.

Was bedeutet "zum Controller verschieben"?

Wenn Sie die Rolle Reviewer besitzen, können die Tätigkeiten mittels des Buttons zum Controller verschieben. Tätigkeiten, die sich im Zustand Controlling befinden, können vom Controller als verbucht markieren und befinden sich dann in ihrem Endzustand. Es ist aber auch möglich, mehrere Tätigkeiten zu markieren und diese gemeinsam mittels der Auswahlbox unterhalb der Tätigkeitstabelle zum Controlling zu verschieben. Solange sich eine Tätigkeit im Zustand Controlling befindet, kann sie jederzeit mittels des Buttons in den Review-Zustand zurückgeholt werden.

Wie nutze ich den Stundennachweis?

Wenn Sie die Rolle Controller besitzen, können Sie von allen Mitarbeitern die Tätigkeiten verbuchen. Dazu werden Ihnen in der Übersicht "Stundennachweis" alle Tätigkeiten der Mitarbeiter angezeigt. Um z.B. bei einer Gehaltsabrechnung alle Stunden der Mitarbeiter im letzten Monat zu sehen, können Sie in den Filter-/Gruppierungseinstellungen die Tätigkeiten nach Mitarbeiter gruppieren und für den letzten Monat anzeigen lassen.

Sobald Sie nach Mitarbeiter gruppieren, sehen Sie im Stundennachweis als erstes die Stunden der extra in der Gehaltsabrechnung anzuzeigenden Projekte, danach die einzelnen Reisekostenpauschalen, die Projektstunden der übrigen Projekt und zum Schluß die Gesamtsumme. Mittels des "Verbuchen"-Links bei jedem Mitarbeiter können Sie alle Tätigkeiten dieses Mitarbeiters in den Zustand "Verbucht" bringen. Wenn Sie die Abrechnung für alle Mitarbeiter gleichzeitig machen wollen gibt es den Link "alle Mitarbeiter verbuchen".

Einen Ausdruck der zu verbuchenden Stunden können Sie sich mittels des Links vor dem Verbuchen holen.

Wie nutze ich die Projektabrechnung?

Die Projektabrechnung dient dazu um z.B. an Projektrechnungen eine Auflistung der angefallenen Stunden anzufügen. Man kann sich hier zu einem Projekt und Mitarbeiter eine Auflistung der geleisteten Tätigkeiten ausdrucken. Die Auflistung enthält den Zeitraum und Summe der Tätigkeiten, sowie eine genauere Aufschlüsselung der einzelnen Tätigkeiten mit Datum, Startzeit, Endzeit, Pause, Summe und Beschreibung.

Welche Projekte in der Projektabrechnung erscheinen sollen, kann der Admin festlegen. Es erscheinen alle Projekte, die als faktorierbar gekennzeichnet sind.

Ein Mitarbeiter sieht alle Projektabrechnungen seiner faktorierbaren Projekte, während der Controller alle faktorierbaren Projekte aller Mitarbeiter sieht.

Was bedeutet "verbuchen"?

Wenn Sie die Rolle Controller besitzen, können Sie die Tätigkeiten mittels des Buttons als verbucht markieren. Eine verbuchte Tätigkeit befindet sich sozusagen in ihrem Endzustand. Sie kann jetzt von niemandem mehr bearbeitet werden. Nur der Controller kann verbuchte Tätigkeiten in den Zustand "Controlling" zurückholen. Es ist aber auch möglich, mehrere Tätigkeiten zu markieren und diese gemeinsam mittels der Auswahlbox unterhalb der Tätigkeitstabelle als "Verbucht" zu markieren.

Wie lege ich neue Nutzer an oder bearbeite Nutzer?

Als Admin können Sie unter dem Punkt "Nutzer bearbeiten" Nutzer anlegen und bearbeiten. Dabei können sie dem Nutzer seine Rollen zuweisen und definieren, ob ein Nutzer aktuell aktiv ist oder nicht. Nur aktive Nutzer können mit der ObjectTime arbeiten. Bei der Neuanlage eines Nutzers, werden dem Nutzer Standard-Filter-Einstellungen gegeben, welche er jederzeit in seinen Nutzereinstellungen anpassen kann.

Wie lege ich neue Projekte an?

Als Admin können Sie unter dem Punkt "Projekte bearbeiten" Projekte anlegen und bearbeiten. Zu jedem Projekt muss ein Name angegeben werden und definiert werden, ob es sich um ein aktives Projekt handelt. Mitarbeiter können nur bei aktiven Projekten Tätigkeiten erfassen. Sie können ausserdem entscheiden, ob das Projekt faktorierbar ist und ob es extra in der Gehaltabrechung erscheinen soll.

WICHTIG: Wenn Sie Projektnamen mit Urlaub oder Krankheit anlegen, z.B. "Urlaub 2009", dann werden diese Projekte speziell behandelt. (siehe "Was ist bei den Projekten 'Urlaub' und 'Krankheit' anders?")

Wie bringe ich Nutzer und Projekte zusammen?

Als Admin können Sie einem Nutzer Projekte oder einem Projekt Nutzer zuordnen. Über den Punkt "Projekte bearbeiten" können Sie alle Nutzer dieses Projektes auswählen. Oder aber Sie gehen zu dem Punkt "Rollen bearbeiten" und wählen in der Mitarbeiter-Tabelle einen Mitarbeiter aus. Mittels des Links "Rolle editieren" können Sie nun für den Mitarbeiter alle Projekte markieren.

Wie ordne ich einem Reviewer Nutzer zu?

Als Admin können Sie einem Reviewer Mitarbeiter zuordnen. Dazu gehen Sie zu dem Punkt "Rollen bearbeiten" und wählen in der Reviewer-Tabelle einen Reviewer aus. Mittels des Links "Rolle editieren" können Sie nun für den Reviewer alle seine Mitarbeiter markieren.